Support Inloggen

Customer Case : Belcham & J&T Beaven

Belcham integreert bedrijfsprocessen over meerdere entiteiten en meerdere landen in Odoo Enterprise


We zijn te gast bij Belcham, een ambitieus bedrijf binnen de sector van de car care dat haar naam heeft weten te maken mede door het sterke commerciële inzicht van zaakvoerder Guy Colle. Het is er niet altijd even makkelijk aan toegegaan binnen hun nichemarkt, maar toch zijn ze erin geslaagd toonaangevend te blijven als één van de enige aanbieders van natuurzeemvellen in Europa.

Intussen werkt de Belcham groep 1 jaar met Odoo, het uitgelezen moment om terug te blikken op een intens doch succesvol digitalisatieproject

Impact van de Brexit

Sinds 1996 heeft Guy Colle de leiding over Belcham en het Engelse bedrijf JT Beaven, gespecialiseerd in natuurzeemvellen. Na enige tijd nam Guy de beslissing om naast de natuurzeemvellen ook andere car care producten op te nemen in het gamma. Een commerciële zet die hem een groot commercieel voordeel bezorgd heeft.

“Door de Brexit en de onzekerheden die hierdoor de kop opstaken waren we verplicht het geweer van schouder te veranderen. Om de continuïteit te verzekeren hebben we besloten een vestiging in Polen te openen. De keuze om naar Polen te gaan was voor ons vrij voor de hand liggend. Enerzijds hadden we in Engeland Poolse werknemers die door de nakende komst van de Brexit maar al te graag huiswaarts gingen. Anderzijds hielden we rekening met de verschuivingen van de afzetmarkt richting Oost-Europa”, licht Guy ons toe.


Multi-X ERP


Met de komst van deze nieuwe vestiging was het uiteraard van belang dat het ERP-systeem multi-language, multi-dossier en multi-wetgeving was, iets wat ze in hun huidige Engelse systeem misten.

Bijgevolg ging Guy Colle op zoek naar een ERP-pakket dat de verouderde software alsook het grote aantal Excel-files kon vervangen. De hoofdvereiste hierbij was dat de software multi-company, multi-wetgeving en multi-language diende te zijn.

Zo liet hij zijn oog vallen op Odoo waarbij hij meteen gecharmeerd was door de veelheid aan mogelijkheden.

Snel volgde het eerste contact met Accomodata en begin 2020 klonk het startschot van een succesvolle samenwerking tussen Accomodata en Belcham.  



Na een grondige analyse kreeg Accomodata een heuse uitdaging voorgeschoteld op vlak van boekhouding. Deze verloopt namelijk vanuit Polen, waar heel precieze regels en wetten zijn rond boekhouding. Met de hulp van een Poolse Odoo partner is Accomodata erin geslaagd om die ingewikkelde Poolse boekhoudregels te implementeren in de Odoo-omgeving van Belcham, van waaruit zij op vandaag heel eenvoudig hun cijfers kunnen raadplegen en beheren, ongeacht hun taal, locatie of (dochter)bedrijf. Dit benadrukt meteen de kracht van Odoo en het wereldwijd netwerk van meer dan 3600 officiële Odoo partners.

De overstap naar Odoo heeft Belcham zeker geen windeieren gelegd.  De gehele bedrijfswerking zit erin vervat, waaronder aankoop, verkoop, boekhouding, voorraad, … wat maakt dat Belcham op vandaag een pak efficiënter te werk kan gaan.


Inzicht in de bedrijfsinformatie van de volledige groep.


“Binnen de administratie verloopt alles een stuk makkelijker en hebben we een pak minder werk. De mensen hebben vandaag betere toegang tot de info die ze nodig hebben en die ze zeer makkelijk en eenvoudig kunnen ophalen. Daardoor hebben we op administratie kunnen besparen. En die verworven efficiëntie geldt voor veel zaken,” bevestigt Guy Colle.

De heer Colle ontfermt zich hoofdzakelijk over aankoop, verkoop en voorraadbeheer en is vol lof over de modules waarmee hij al deze zaken met enkele muisklikken kan raadplegen en beheren. “De verkoop- en voorraadmodule werken zeer makkelijk en intuïtief. Ze zijn uiterst gebruiksvriendelijk en beschikken elk over onnoemelijk veel mogelijkheden. Elke klant heeft in Odoo een gepersonaliseerde prijslijst, wat het zéér makkelijk maakt om aankooporders in te geven. Opnieuw winnen we tijd doordat we geen voorafgaandelijk opzoekingswerk dienen te doen om de juiste artikelen met hun correcte prijs op te nemen in het order.”

Nathalie Casier, CFO binnen de Belcham groep en levenspartner van Guy Colle, neemt onder andere de leiding over de boekhouding.  “Hoewel we nog enkele kleine aanpassingen zouden willen doorvoeren, zijn wij er reeds enorm op vooruit gegaan in vergelijking met ons oude boekhoudsysteem.”

“Het follow-up rapport met de vervallen facturen is zeer handig. Wat hierbij formidabel is, is dat de factuur aan de herinneringsmail wordt toegevoegd. Voorheen was dit niet het geval waardoor veel tijd verloren ging aan het achteraf opzoeken en opnieuw doorsturen van de vervallen factuur”, voegt heer Colle er enthousiast aan toe.

Doordat de Belcham groep zowel in  Polen, België als het Verenigd Koninkrijk gebruik maakt van dezelfde omgeving en ze klanten hebben binnen heel Europa, was het voor Belcham van cruciaal belang dat het toekomstige pakket in meerdere talen werkt.

Daar waar bijvoorbeeld voorheen documenten enkel in het Engels werden gegenereerd, krijgt vandaag elke klant een document in zijn of haar eigen taal. Een niet te onderschatten meerwaarde op commercieel vlak. Elke klant wordt namelijk graag in de eigen taal bediend. Een service die de dag van vandaag als “vanzelfsprekend” is en waar Odoo goed op inspeelt. Ook de werknemers kunnen hun omgeving gebruiken in hun eigen taal.  

 



Het was een parcours met een groot aantal hoogtemeters, maar het resultaat mag er absoluut wezen, want op vandaag werkt men niet enkel in België maar eveneens in Polen, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk met de Odoo-omgeving die Accomodata heeft ontworpen.

1 ding is zeker…. Odoo en Belcham zullen nog jaren samen de toekomst met al haar uitdagingen tegemoet gaan. Binnenkort zal Belcham namelijk ook hun e-business, waaronder het klantenportaal, verder uitwerken en implementeren in Odoo.

Facts & figures

Bedrijf: J&T Beaven - Belcham BV - Beaven Europe S.P.Z.o.o.
Sector: Ditributie car care (B2B)
Odoo Enterprise - Gehost bij Accomodata

Algemene kenmerken

4 localisaties: België, UK, Polen, Duitsland
12 ERP users
+ 3000 artikelen
Go Live: 01/01/2021

Apps

CRM
Verkoop
Aankoop
Voorraad
Productie
Boekhouding